Proveedor:

REPUBLIC OFFICE S.A., cédula jurídica 3-101-742392, con domicilio en el Edificio Sigma, Torre A, segundo piso, en San Pedro de Montes de Oca, Costa Rica (en adelante, “REPUBLIC”).

 

Cliente:

Persona física o jurídica que contrata el servicio mediante los canales oficiales establecidos y acepta expresamente los presentes términos y condiciones, declarando contar con la capacidad legal suficiente para contratar en nombre propio o de la sociedad que representa.

 

Cláusula 1. Alcance del Servicio: El servicio de Oficina Virtual PYME brindado por REPUBLIC comprende la domiciliación fiscal y legal del cliente, así como el uso comercial de la dirección para fines empresariales. Se incluye la recepción y entrega de correspondencia, conforme a lo establecido en la Cláusula 3, y la asignación de un número telefónico exclusivo con atención personalizada, regulado por la Cláusula 2. El servicio también otorga acceso al área de coworking para una persona, sujeto a disponibilidad, previa reserva. En caso de que el cliente desee que más personas hagan uso del coworking o de cualquiera de los demás espacios de trabajo que brinda REPUBLIC deberán realizar la reserva a través de la plataforma en línea de www.republic.cr y el costo correspondiente se facturará como un servicio adicional. Este servicio no contempla la asignación de un espacio fijo, ni autoriza el trámite de patente comercial sin aprobación previa y por escrito de REPUBLIC. El servicio incluye la colocación del logotipo del cliente en el área de recepción, siempre que este sea entregado en un formato adecuado. El uso de la dirección no implica en ningún caso responsabilidad solidaria de REPUBLIC frente a obligaciones del cliente.

 

Cláusula 2. Servicio Telefónico: El servicio telefónico consiste en la asignación de un número exclusivo para el cliente, el cual será atendido de forma personalizada por personal de REPUBLIC, en horario de lunes a viernes de 8:00 a. m. a 5:00 p. m. Las llamadas entrantes serán respondidas utilizando el nombre comercial del cliente, brindando una atención profesional como si se tratara de la central telefónica de su empresa. Una vez recibida la llamada, el personal de REPUBLIC intentará contactar, por vía telefónica, a la persona que el cliente haya designado previamente como responsable de atención. Si dicha persona se encuentra disponible, la llamada será transferida de inmediato. En caso contrario, se realizarán hasta tres intentos de contacto. Si tras dichos intentos no se logra establecer comunicación, REPUBLIC enviará al cliente un mensaje por WhatsApp y/o correo electrónico con los datos del remitente de la llamada. El cliente deberá mantener actualizada toda la información de contacto necesaria para la correcta gestión del servicio. Servicios adicionales como el desvío de llamadas o la asignación de más de un número telefónico podrán contratarse por separado y pueden estar sujetos a cargos adicionales. La falta de pago conllevará la suspensión automática del servicio.

 

Cláusula 3. Correspondencia y Paquetería: El servicio incluye la recepción de sobres y documentos, incluyendo aquellos de formato legal o tamaño extendido como poderes notariales. También se aceptan paquetes pequeños que no excedan un tamaño aproximado de 30 × 40 × 5 centímetros. No se recibirán cajas voluminosas, dinero en efectivo, productos, ni artículos personales. Los servicios de escaneo, apertura o reenvío de correspondencia no están contemplados dentro del alcance básico, pero podrán contratarse por separado. REPUBLIC notificará al cliente la recepción de correspondencia mediante WhatsApp y/o correo electrónico. Los documentos recibidos serán almacenados por un período máximo de tres meses; transcurrido ese plazo sin ser retirados, podrán ser descartados. El retiro por parte de terceros requerirá que presente carta de autorización firmada por el cliente y fotocopia de la cédula de identidad de quien autoriza el retiro. REPUBLIC no se hace responsable por pérdida o daño de documentos provocados por terceros una vez entregados a éstos. En caso de suspensión del servicio por falta de pago, no se permitirá la recepción ni la entrega de correspondencia.

 

Cláusula 4. Condiciones de Uso: El servicio no podrá ser utilizado para fines ilegales, inapropiados o contrarios a la normativa vigente. La dirección proporcionada solo podrá utilizarse como domicilio fiscal y comercial, y no está autorizada para fines operativos, logísticos ni para la recepción de visitas sin previa coordinación. REPUBLIC podrá solicitar al cliente información adicional sobre su actividad económica, permisos o autorizaciones, y suspender el servicio si detecta inconsistencias regulatorias. El cliente es responsable de que su actividad cumpla con la legislación aplicable y se exime a REPUBLIC de toda responsabilidad derivada de un uso que infrinja la normativa vigente. REPUBLIC se reserva el derecho de suspender o cancelar el servicio en caso de detectar un uso indebido.

 

Cláusula 5. Precio y Forma de Pago: La tarifa mensual del servicio es de trescientos dólares estadounidenses (USD 300) más el impuesto al valor agregado (IVA) correspondiente, por lo que el precio total a pagar cada mes será de USD 339 ivi. El cobro se realizará mediante cargo automático, siendo responsabilidad del cliente mantener actualizados sus datos de pago. La cancelación o modificación del servicio deberá gestionarse directamente desde la plataforma designada para este fin. El precio indicado incluye todos los cargos obligatorios y se comunica de forma clara y visible en la plataforma de contratación, en cumplimiento de la Ley N.° 7472.

 

Cláusula 6. Renovación y Cancelación:

 

6.1 Renovación Automática. El servicio se renovará mensualmente de forma automática y el cargo se realizará mediante cobro anticipado en la fecha correspondiente al inicio del nuevo ciclo de Facturación. El cliente deberá mantener actualizados sus datos de pago en la plataforma designada.          

6.2 Cancelación por el Cliente: El cliente podrá cancelar el servicio en cualquier momento desde la plataforma habilitada para tal efecto, siempre que lo haga antes del inicio del siguiente ciclo de facturación. No se realizarán reembolsos por periodos ya cobrados, aunque el servicio no haya sido utilizado, sin perjuicio del derecho de desistimiento reconocido en la Clausula 12. 5.3 Terminación por REPUBLIC: REPUBLIC podrá dar por terminado el servicio de forma inmediata, sin responsabilidad, cuando detecte incumplimiento legal, fraude, uso indebido o cualquier actividad que contravenga las disposiciones de este contrato o la normativa aplicable, o cuando no se complete exitosamente el cargo automático en la fecha correspondiente. La reanudación del servicio requerirá un nuevo pago, el cual dará inicio a un nuevo período mensual.

 

Cláusula 7. Servicios Adicionales: Los servicios que no formen parte del paquete básico, tales como escaneos, traducciones, trámites u otros, deberán solicitarse por separado. Estos servicios se cotizarán y facturarán según la tarifa vigente al momento de la solicitud.

 

Cláusula 8. Limitación de Responsabilidad: REPUBLIC no asumirá responsabilidad por pérdidas, daños o deterioro de artículos que se deriven de causas ajenas a su control. Asimismo, REPUBLIC no será responsable por eventuales fallas en la atención telefónica o en la notificación de correspondencia cuando estas se deban a factores técnicos o de comunicación ajenos a su control razonable, ni por consecuencias derivadas del uso de información desactualizada por parte del cliente. En todo caso, la responsabilidad total de REPUBLIC frente al cliente, por cualquier causa o reclamación, se limita a un monto máximo equivalente a la tarifa mensual efectivamente pagada por el cliente en el mes en que ocurrió el hecho generador. Nada de lo dispuesto exime a REPUBLIC de responsabilidad por actos dolosos o culpa grave

 

Cláusula 9. Cesión y Uso por Terceros: El servicio de Oficina Virtual PYME es personal e intransferible. No podrá ser revendido, cedido, sublicenciado ni utilizado por terceros sin autorización previa y por escrito de REPUBLIC. Cualquier intento de transferencia o utilización no autorizada será causa inmediata de suspensión o cancelación del servicio, sin derecho a reembolso, con reserva de las acciones legales correspondientes. En estos casos, REPUBLIC podrá eliminar de forma inmediata el acceso y los beneficios del servicio. El cliente es el único responsable ante REPUBLIC por el uso correcto del servicio y cualquier gestión que realice en su nombre.

 

Cláusula 10. Confidencialidad: REPUBLIC se compromete a guardar absoluta discreción y confidencialidad sobre todos y cada uno de los datos, documentos e información del cliente que obren en su poder durante el desarrollo de la relación contractual. Asimismo, EL CLIENTE se compromete a mantener la más estricta confidencialidad respecto de cualquier información de REPUBLIC a la que tenga acceso, directa o indirectamente, como resultado del uso del servicio.

 

Cláusula 11. Protección de Datos: REPUBLIC se compromete a tratar los datos personales del cliente conforme a la Ley N.º 8968 “Protección de la Persona frente al Tratamiento de sus Datos Personales” y su reglamento. REPUBLIC actúa como Responsable del Tratamiento y tratara los datos únicamente para la prestación del servicio, garantizando su confidencialidad y seguridad. El cliente podrá ejercer sus derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición (ARCO) a través de los canales indicados en la plataforma de contratación y, en su caso, ante la Agencia de Protección de Datos de los Habitantes (PRODHAB).

 

Cláusula 12. Derecho de Desistimiento (solo para consumidores finales): El cliente, cuando sea consumidor final, tendrá un plazo de ocho (8) días hábiles desde la aceptación del presente contrato para desistir de la contratación de bienes o servicios sin penalidad alguna, conforme al artículo 37 del Reglamento de la Ley N.° 7472. Deberá notificarlo por escrito al correo info@republic.cr o por medio fehaciente. REPUBLIC reembolsara las sumas pagadas en un máximo de quince (15) días hábiles. En servicios ya iniciados, el reembolso se limitará a la parte proporcional no ejecutada. Este derecho no aplica cuando el cliente contrate como empresa con fines comerciales.

 

Cláusula 13. Ley y Jurisdicción: El presente contrato se regirá e interpretará de conformidad con las leyes de la Republica de Costa Rica. En caso de controversia, cuando el cliente sea consumidor final, podrá acudir, a su elección, a los tribunales competentes de su domicilio o a los tribunales de la ciudad de San Jose, Costa Rica. Para clientes que no tengan la condición de consumidores finales, las partes acuerdan someterse a la jurisdicción exclusiva de los tribunales de San Jose, Costa Rica.

 

Cláusula 14. Aceptación: La contratación del servicio implica la aceptación plena e incondicional de los presentes términos y condiciones. La aceptación electrónica mediante la plataforma de contratación tendrá la misma validez legal que una firma manuscrita para todos los efectos. En señal de aceptación de los términos descritos y de las condiciones generales, las partes suscriben al pie del presente acuerdo.